Nieuwe werknemer, waar moet u voor zorgen?

Als u een nieuwe werknemer aanneemt, heeft u voor de loonbelasting een paar identificatieverplichtingen. In loonvakbladen sprak men onlangs over het kopiëren van de achterzijde van het ID-bewijs. Hoe zit het ook alweer precies?

Kort, maar krachtig?

U bent verplicht een werknemer te identificeren voordat hij met werken begint of uiterlijk op de dag dat hij met werken begint, maar voordat hij aan de slag gaat.

Welke vijf stappen zijn er te nemen?

  1. Identificeren. Identificeer uw werknemer aan de hand van een paspoort of ID-bewijs (rijbewijs is niet toegestaan). Klopt de foto met de persoon die voor u zit? Ziet het paspoort er normaal uit of lijkt het op knip- en plakwerk? Twijfelt u aan de echtheid van het ID-bewijs? Ga dan niet met de werknemer in zee en voorkom het risico op boetes en correcties.
  2. Kopiëren. Vervolgens moet de werknemer u een kopie verstrekken van dit ID-bewijs. Daarbij is het van belang dat alle relevante bladzijden worden gekopieerd. Dat zijn in ieder geval de bladzijden waarop persoonsgegevens staan. Gaat het om een paspoort dat is afgegeven op of na 12 maart 2014, dan moet in ieder geval de voor- en achterkant van de eerste bladzijde gekopieerd worden. Dit omdat het BSN-nummer in deze versie op de achterkant van de eerste bladzijde wordt vermeld. Bij een ID-bewijs dient u om dezelfde reden zowel de voor- als de achterzijde te kopiëren.
  3. Verklaren. De werknemer moet een verklaring invullen en ondertekenen waarin zijn persoonlijke gegevens zijn opgenomen, zoals naam adres en BSN (de vroegere ‘loonbelastingverklaring’). Deze verklaring is vormvrij. U kunt deze dus opnemen als onderdeel van een eigen document.
  4. Vergunning checken. Indien de werknemer niet de Nederlandse nationaliteit heeft, moet u nagaan of de betreffende werknemer wel in Nederland mag werken. De werknemer mag in Nederland werken als hij uit een van de landen komt van de Europese Economische Ruimte.

Voor werknemers uit Kroatië en uit andere landen geldt dat zij alleen in Nederland mogen werken wanneer zij beschikken over een geldige tewerkstellingsvergunning (bijvoorbeeld een sticker in het paspoort met daarop ‘arbeid vrij’. Kan de werkgever een dergelijk stuk niet overleggen, ga dan niet met de werknemer in zee.

  1. Bewaren. Bewaar de stukken zolang de werknemer in dienst is plus nog een periode van vijf jaar na het einde van het kalenderjaar waarin de werknemer uit dienst is getreden.

Gevolgen niet onderschatten

Voorkomen

Voldoet u niet (tijdig) aan de voorwaarden en neemt u de werknemer toch aan? Pas dan het anoniementarief toe van 52% inhoudingen en daarnaast de premies werknemersverzekeringen. Levert hij later alsnog zijn gegevens in, dan mag u pas vanaf dat moment de normale tarieven toepassen. Het is dus niet toegestaan de eerder uitbetaalde bedragen alsnog aan te passen. Hij kan de te veel betaalde belasting wel in zijn aangifte inkomstenbelasting terugvragen. Bij een buitenlandse werknemer loopt u nog wel het risico dat hij hier illegaal werkt. De boete bedraagt dan € 8000,-. Niet aannemen dus, dan heeft u ook geen kans op een boete.

 

Bron: Indicator Tips & advies