Vergoeding woon-werkverkeer maximaal benutten

De maximale onbelaste vergoeding voor woon-werkverkeer is € 0,19/km. Dat is lang niet altijd kostendekkend, maar gelukkig is daar binnen de mogelijkheden van de wet een mouw aan te passen. Hoe benut u de mogelijkheden maximaal?

Woon-werkverkeer

Iedere werkgever heeft te maken met woon-werkverkeer. U kunt dit onbelast vergoeden, maar lang niet altijd kostendekkend. Hoe kunt u de marges binnen de wet toch flink oprekken?

Vaste kostenvergoeding

Optioneel

Er is fiscaal een begunstigende regeling in de vorm van een vaste kostenvergoeding. Het gebruik hiervan is optioneel, maar administratief een stuk makkelijker. U hoeft dan immers niet iedere woon-werkrit bij te houden. Bovendien profiteert u dan van een verruiming van de fiscaal onbelaste mogelijkheden.

Op basis van 214 dagen

Als u de regeling toepast, mag u de vergoeding baseren op 214 dagen per jaar. Hierbij is dus rekening gehouden met incidenteel verzuim vanwege ziekte, vakantie, e.d.

Vereist is dat er in het jaar minstens 128 dagen naar de werkplek wordt gereisd. Dit betekent dat bij een fulltimewerkweek de regeling zelfs kan worden toegepast als er gemiddeld twee dagen per week thuis wordt gewerkt. Bij parttimers moet u de aantallen 214 en 128 uiteraard wel evenredig verminderen, maar dus niet als een fulltimer deels thuiswerkt!

Wat levert dat nou op?

De vergoeding volgens de regeling bedraagt 214 x € 0,19/km x afstand woning-werk (retour). Stel dat uw werknemer in Amsterdam woont en in Den Haag werkt. Hij is hier 150 dagen per jaar. De volgende onbelaste vergoeding is dan mogelijk: 214 x € 0,19 x 62 km x 2 = € 5.042,-. Dit is ruim € 0,27 onbelast per daadwerkelijk gereden kilometer.

Gebruikt u de regeling niet, dan kunt u belastingvrij 150 x € 0,19 x 62 km x 2 = € 3.534,- vergoeden, oftewel: € 1.508,- minder. U moet het reispatroon en de vergoeding met een steekproef onderbouwen. Ook moet u de vergoeding in uw administratie aanwijzen als eindheffingsloon.

Vergoeding overige ritten

Bij deze regeling mag u naast de vaste vergoeding ook een vergoeding betalen voor overige zakelijke ritten. Werkt uw werknemer bijvoorbeeld 150 dagen per jaar in filiaal A in Den Haag en 80 dagen in filiaal B in Haarlem, dan kunt u het woon-werkverkeer op de 80 dagen dat er naar filiaal B in Haarlem wordt gereisd ook vergoeden à € 0,19/km. Dus 80 x € 0,19 x 35 km x 2 = € 1.064,-. Dit dus naast de vaste vergoeding voor de ritten naar filiaal A.

Gebruik vrije ruimte

Een andere manier om vergoedingen voor het woon-werkverkeer voor een groter deel onbelast te houden, is het gebruiken van de vrije ruimte in de werkkostenregeling. Het blijkt dat het overgrote deel van de werkgevers de vrije ruimte van 1,2% van de loonsom niet volledig gebruikt. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld parkeerkosten dan toch onbelast vergoeden, ondanks het feit dat de wetgever ervan uitgaat dat dit is inbegrepen in de € 0,19/km.

Op de fiets

De vrije ruimte kunt u bijvoorbeeld ook benutten voor het verstrekken of ter beschikking stellen van een leasefiets. Overigens is al aangekondigd dat er voor de belastbaarheid per 2019 eenvoudigere regels volgen.

 

 

Bron: Indicator tips & advies