Zonder bon geen aftrek?

Als u kosten maakt voor uw onderneming, dan kunt u deze aftrekken van de winst. Maar wat nu als u geen factuur (meer) heeft? Is aftrek dan uitgesloten? En hoe zit het dan met de aftrek van de btw? Wat zijn de mogelijkheden?

Dat u bedrijfskosten kunt aftrekken van de winst is niks nieuws. Dat geldt ook voor de kosten die u als ondernemer zelf maakt voor de zaak. Alleen schiet er wel eens een bonnetje doorheen, of u bent die kwijtgeraakt. Met name bij kleine uitgaven komt dit nogal eens voor. Aftrek nu ook weg?

Eerst iets over de btw-aftrek

Jammer dan

Voor de btw is aftrek zonder factuur inderdaad niet mogelijk. Bovendien moet de factuur aan een aantal voorwaarden voldoen, zoals de vermelding van uw bedrijfsnaam en adres. Voor aankopen tot € 100,- inclusief btw is dat soepeler geregeld. Als daarop de naam en het adres van de leverancier staat, de datum, de goederen of diensten en de btw, dan is dit genoeg.

Btw op brandstof en vervoer?

Hetzelfde geldt ook voor benzinebonnen tot € 100,-, al moet u dan wel aannemelijk maken dat u de afnemer bent. Bijvoorbeeld via uw agenda, een e-mail of met een bankafschrift van de pin- of creditcardbetaling. Boven de € 100,- moet de betaling via een bankafschrift naar u te herleiden zijn. Bij reizen met het openbaar vervoer of taxi is een (gespecificeerd) vervoerbewijs voldoende als factuur.

De aftrek in de inkomstenbelasting

Kostenaftrek

Voor de aftrek van kosten voor de winstberekening gelden er minder strenge regels. U moet de kosten aannemelijk kunnen maken, desnoods zonder factuur. Dat zal bij de aanschaf van een auto of computer niet snel voorkomen, maar bijvoorbeeld bij de aftrek van fooien wel. Het is handig als de begunstigde de fooi op de factuur wil zetten, maar daar heeft niet iedereen zin in. U kunt dan ook het bankafschrift als bewijs gebruiken, want dit bevat ook de datum en het tijdstip van betaling alsmede het totaal betaalde bedrag.

Giften/sponsoring

Iets soortgelijks doet zich voor als u als horecaondernemer benaderd wordt voor een gift of ondersteuning via sponsoring. Bij kleinere bedragen zult u niet snel om een factuur willen vragen, bij grotere uiteraard wel. Als u de zakelijkheid kunt aantonen, is aftrek van de winst geen probleem. Hiervan is al snel sprake, aangezien u zich vaak als bedrijf uit goed fatsoen al niet aan een gift kunt onttrekken.

Kleinere uitgaven

Dat u ook voor kleinere uitgaven niet altijd over een factuur beschikt, zal iedere inspecteur begrijpen. Kunt u aannemelijk maken dat de uitgaven zakelijk waren, dan is aftrek geen probleem. Denk aan een kop koffie onderweg, een zakelijk tijdschrift, portokosten of het geld dat u in de parkeermeter stopt. Bedenk dat bij bankbetalingen in combinatie met uw agenda een check sowieso mogelijk is. Ook de aard van uw bedrijf en de uitvoering van uw werkzaamheden zijn van belang. Wie veel onderweg is, zal nu eenmaal vaker een restaurant bezoeken.

Groot belang, maak afspraken

Maakt u regelmatig kleine kosten omdat u veel onderweg bent, dan kunt u bijv. met de fiscus afspreken om hiervoor maandelijks € 50,- of € 100,- ten laste van de winst te brengen. Dit bespaart u de nodige administratieve rompslomp en u voorkomt eventuele problemen bij een controle. Omdat ook de fiscus geen zin heeft in gedoe, werkt men hier in de regel wel aan mee.

 

Bron: Indicator Tips & Advies