Steeds meer ondernemers in het MKB stappen over op elektronisch factureren, ook wel e-facturatie geheten. U ziet daar wel wat in, vooral in minder papieren rompslomp. Maar hoe gaat u nu verder na uw besluit?

Wat is een ‘e-factuur’?

Een e-factuur of elektronische factuur kan geautomatiseerd verwerkt worden in een boekhoudpakket. Dat in tegenstelling tot een papieren factuur, een digitale factuur in Excel of een factuur in pdf-formaat. De ontvanger van de e-factuur kan deze foutloos en geautomatiseerd verwerken in zijn boekhoudpakket.

Pdf-formaat

Een factuur in pdf-formaat is geen e-factuur. Een pdf-factuur wordt namelijk bij de ontvanger niet automatisch ingelezen. Hiervoor is weer extra software nodig; de zgn. ‘scan- en herkensoftware’, die overigens maar voor 95% nauwkeurig is. Pdf-facturen worden dus veelal nog handmatig ingeboekt.

Welk formaat dan?

Het meest gebruikte formaat bij e-facturatie is het UBL-formaat (Universal Business Language). Het UBL-formaat kan door de meeste boekhoudpakketten worden ingelezen. Door toepassing van UBL wordt een factuur digitaal verstuurd én ingelezen. De factuur wordt in UBL-formaat en pdf-formaat per e-mail verzonden. Kies voor een boekhoudpakket dat de e-factuur automatisch meestuurt bij de facturatie.

Mag dat zomaar?

Formeel gezien mag u alleen een elektronische factuur versturen als u daarvoor toestemming heeft van de klant. De eis van toestemming staat letterlijk in artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting 1968: “Elektronische facturering wordt toegepast behoudens aanvaarding door de afnemer”.

Vraag uw klant toestemming alvorens u een elektronische factuur verstuurt of regel dit in uw algemene voorwaarden.

Wat als uw klant protesteert?

De meeste klanten hebben waarschijnlijk geen bezwaar. Maar wat nu als een klant geen digitale factuur wil, maar een papieren factuur? Dan zult u aan die klant een papieren factuur moeten uitreiken. Eventueel helpt het om een kleine attentie (zoals een USB-stick) te schenken aan klanten die hun toestemming niet geven of twijfelen.

Wat zijn de regels?

Inhoudelijk gelden er geen extra eisen voor een elektronische factuur ten opzichte van een papieren factuur. Wel moet u, volgens artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting 1968, ervoor zorgen dat uw identiteit kan worden vastgesteld en dat de inhoud niet door de ontvanger kan worden gewijzigd. Een e-factuur biedt allerlei mogelijkheden om aan beide eisen te voldoen.

Let op 1. U moet dat aan de hand van uw bedrijfsprocessen gedurende zeven jaar (bewaarplicht) kunnen aantonen. Dat betekent dat u ook voor een veilige opslag van uw gegevens moet zorgen.

Let op 2. Als u een factuur vanuit uw boekhoudpakket verstuurt, moet u daar de ‘trails’, de sporen, van vastleggen en bewaren, zoals de e-mail waarin u de factuur als pdf-bestand verzonden heeft.

 

Bron: Indicator Tips & Advies